Empresas com 100 colaboradores geram em média 2.400 documentos de RH por ano: holerites, contratos, termos aditivos, atestados médicos, exames periódicos, férias e rescisões. Manter isso em papel significa espaço físico, risco de perda, horas gastas procurando e nenhuma rastreabilidade.
O Custo Real do Arquivo Físico
- Espaço: armários, salas de arquivo, aluguel de metro quadrado;
- Tempo: horas semanais procurando documentos específicos;
- Risco: incêndio, enchente, furto, deterioração;
- Compliance: impossibilidade de comprovar entrega ao colaborador;
- LGPD: dificuldade em controlar acesso e exclusão de dados.
Vantagens da Gestão Digital
- Armazenamento em nuvem: criptografia AES-256, backup redundante, acesso de qualquer lugar;
- Busca instantânea: encontre qualquer documento em segundos por nome, tipo ou data;
- Assinatura digital: validade jurídica (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020);
- Envio automático: holerites enviados pelo app com confirmação de leitura;
- Trilha de auditoria: quem enviou, quem assinou, quando, de qual IP;
- Conformidade LGPD: controle de acesso, retenção e exclusão automatizada.
Casos de Uso Comuns
- Envio mensal de holerites (sem imprimir e entregar);
- Assinatura de contrato admissional no primeiro dia;
- Coleta de atestados médicos pelo app;
- Termo de responsabilidade de equipamento;
- Aviso e recibo de férias com assinatura digital.
Implantação Simples
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